Si vous êtes comme la plupart des gens, la gestion du temps peut être un défi . Il y a de fortes chances que vous soyez bombardé de tâches professionnelles, de projets personnels ou d’obligations familiales, de longues listes de tâches et d’e-mails incessants inondant votre boîte de réception.
Alors, comment tout faire de la manière la plus efficace… sans que rien ne passe entre les mailles du filet ?
Cela peut être une grande déception de laisser tomber quelqu’un ou de laisser tomber une tâche importante. Ainsi, c’est dans notre nature humaine de se détester lorsque cela se produit, en cherchant asile au pays des « lots de consolation et de la médiocrité ».
Vous entendrez souvent les gens trouver des excuses pour l’échec, en l’attribuant à « être humain » ou « n’ayant qu’un certain nombre d’heures dans une journée ».
Mais que se passerait-il si je vous disais qu’il est possible d’utiliser votre temps de manière à ce que vous puissiez faire tout ce dont vous avez besoin et ce que vous voulez faire… sans trop stresser ni vous sentir dépassé.
Une solution possible consiste à utiliser un système de blocage du temps populaire appelé The Pomodoro Technique.
Dans cet article, je vais parler de la façon dont la technique Pomodoro de 25 minutes peut vous aider à vous concentrer sur des tâches importantes , tout en évitant les distractions courantes avec l’expérience de travail moderne.
Qu’est-ce que la Technique Pomodoro ?
La technique Pomodoro est une technique de gestion du temps où vous décomposez toutes vos tâches en blocs de 25 minutes de temps ciblé. Entre chaque bloc horaire, il y a une pause de cinq minutes . Et après avoir terminé quatre Pomodoros , vous vous accordez une pause plus longue – généralement de 15 à 30 minutes.
À titre d’exemple, voici comment ce processus se décomposerait :
- Pomodoro 1 – Créer un plan pour ma dissertation, 25 minutes
- 5 minutes de pause
- Pomodoro 2 – Rédiger l’introduction de mon article, 25 minutes
- 5 minutes de pause
- Pomodoro 3 – Écrivez au moins 15 pages de plus, 25 minutes
- 5 minutes de pause
- Pomodoro 4 – Ajouter des notes de bas de page aux pages écrites, 25 minutes
- 15-30 minutes de pause
Et voici un joli petit tableau pour vous permettre de visualiser ce que nous disons :
Francesco Cirillo a inventé le système Pomodoro à la fin des années 1980. La technique tire son nom du mot italien pour « tomate », car Cirillo utilisait un sablier en forme de tomate pour gérer son temps. Astucieux non ?
L’idée derrière cette stratégie est que vous vous concentriez entièrement sur une tâche à la fois (l’écriture, par exemple)… sans changer de focus ni effectuer de tâches multiples. Vous réglez une minuterie pour vous aider et ignorez simplement l’envie de vous éloigner. Cela signifie qu’il est interdit de consulter ses e-mails , de sauter sur les réseaux sociaux, de répondre à des SMS ou de se livrer à tout type d’activité distrayante.
Vous êtes dans la zone et complètement concentré.
Je dois admettre que j’étais un peu sceptique au début lorsqu’un collègue m’a recommandé la technique Pomodoro. Jusque-là, j’avais l’habitude de travailler sur des tâches chaque fois que j’en avais envie… et cela a fonctionné pour moi. Ou alors j’ai pensé. Parfois, cela signifiait deux heures de travail ininterrompu et d’autres fois, c’était quelques minutes devant la télévision.
Cependant, après avoir utilisé cette technique pendant plus de trois ans maintenant, je peux honnêtement dire que cela a changé la donne lorsqu’il s’agit d’améliorer ma productivité personnelle . Peu importe la tâche que j’effectue (rédaction, réponse aux e-mails, médias sociaux ou marketing), le compte à rebours en arrière-plan me permet de rester concentré sur la tâche à accomplir.
Si vous décidez de mettre en œuvre ce système, vous serez en mesure de :
- Éliminer l’habitude multi-tâches.
- Soyez plus concentré sur votre travail (ou sur d’autres activités à fort effet de levier).
- Faites plus de choses parce que vous aurez un sentiment d’urgence.
- Évitez l’état d’esprit perfectionniste en « peaufinant » trop un projet.
- Construire des niveaux plus élevés de volonté et de concentration.
- Diminuez les niveaux de stress parce que vous faites une chose à la fois.
Ce n’est qu’un avant-goût de ce que pourrait être votre vie en utilisant la technique Pomodoro. Intéressé? J’ai pensé ainsi. Alors maintenant, il est temps de parler de la façon de développer cette habitude de blocage du temps .
Pourquoi la technique Pomodoro est-elle une méthode de gestion du temps importante ?
Il y a quelques années, j’ai découvert une simple vérité appelée la loi de Parkinson . Il est dit:
Le travail s’élargit de manière à occuper le temps disponible pour son achèvement.
En résumé, cette règle signifie que plus vous « accordez » de temps à un projet, plus il vous faudra de temps pour le terminer .
Vous avez un délai d’une semaine à partir de maintenant ? Il y a de fortes chances que vous preniez toute la semaine pour le faire. C’était la gestion du temps à son pire!
La meilleure façon de lutter contre la loi de Parkinson est de fixer des délais stricts avec vous -même et d’avoir littéralement une horloge en arrière-plan pendant que vous travaillez sur chaque tâche. Non seulement vous deviendrez plus productif, mais vous « aurez également plus de temps » à consacrer aux choses amusantes de la vie.
C’est essentiellement un affrontement de bataille royale entre la technique Pomodoro et la loi de Parkinson. Vous avez besoin de la méthode de Cirillo pour ne pas vous perdre dans un cercle vicieux de perte de temps et d’énergie.
Pense-y de cette façon:
Il n’y a que 675 450 heures dans la vie humaine moyenne. Chaque heure perdue est une heure que vous ne récupérerez pas . Si vous travaillez dur tous les jours, mais que vous n’obtenez pas de résultats mesurables, vous perdez votre vie… une heure à la fois.
Mais il existe une solution. Et c’est plutôt simple : Arrêtez de travailler au hasard sur des projets .
Au lieu de cela, créez un plan pour les tâches importantes et travaillez sur chacune avec un état d’ esprit complètement concentré . Le meilleur outil pour ce faire est la technique Pomodoro. Sa formule simpliste vous donne de petites tâches gérables et mesurables qui sont faciles à suivre… avec des pauses entre les deux pour ne pas vous épuiser ou trouver le besoin de vous égarer.
Vous serez surpris de voir à quel point vous êtes capable d’en faire plus… en moins de temps . Ce qui signifie que le dîner en famille est de retour sur la table (jeu de mots), et vous pourrez peut-être même assister au match de softball de votre fille après tout.
En prime, votre niveau d’énergie montera en flèche . Vous ressentirez moins de fatigue mentale et pourrez profiter de vos courtes pauses pour vous vider la tête, vous détendre et vous y remettre . Cela signifie peut-être prendre une tasse de thé sur le porche ou faire une petite promenade. Tout ce dont vous avez besoin pour vous ressourcer et vous recentrer.
Bon, maintenant que vous savez pourquoi cette méthode de gestion du temps est efficace, passons en revue le processus en 5 étapes pour mettre en œuvre la technique Pomodoro.
Étape 1 : Choisissez une tâche pour chaque session Pomodoro
Asseyez-vous avec votre planificateur et passez au moins 5 à 10 minutes à organiser les tâches que vous prévoyez d’accomplir en une journée, une semaine, un mois. Idéalement, vous devriez travailler sur une tâche avec un délai viable. La technique Pomodoro n’est pas idéale pour quelqu’un qui économise des choses pour la dernière minute.
Une fois que vous avez déterminé votre emploi du temps, vous pouvez hiérarchiser vos Pomodoros.
Conseil de pro : les tâches qui prennent moins de 25 minutes doivent être regroupées, au lieu d’être effectuées séparément.
Par exemple, j’ai une tâche intitulée « communication sur les réseaux sociaux », qui consiste à parler aux gens par e-mail, Twitter, Pinterest, Google+ et Facebook. Chaque site peut ne prendre que cinq minutes de mon temps, j’ai donc développé un système dans lequel j’exécute plusieurs Pomodoros consécutifs et les parcourt tous en même temps.
Étape 2 : Utilisez un minuteur de cuisine, un minuteur d’oeuf ou une application Pomodoro
L’un des avantages de la méthode Pomodoro est que vous n’avez pas besoin d’outils ou de guides sophistiqués pour commencer. Vraiment, la seule « exigence » est d’utiliser une application ou un simple sablier… à moins que vous ne soyez plutôt un gars (ou une fille) d’application.
Passons donc en revue les avantages des deux.
Pourquoi un sablier ?
Il y a deux raisons pour lesquelles un sablier fonctionne bien pour un Pomodoro. Tout d’abord, l’acte physique de remonter une minuterie vous donne cet engagement mental pour commencer à travailler sur la tâche. Deuxièmement, le son « tic-tick-tick » du sablier crée un sentiment d’urgence et vous permet de rester concentré.
(De plus, certains entrent dans l’esprit de la technique Pomodoro en utilisant une minuterie en forme de tomate.)
Pourquoi une application ?
Les sabliers peuvent être un peu « à l’ancienne » pour certains, donc une solution alternative consiste à utiliser des applications conçues pour votre ordinateur et/ou votre appareil intelligent. Il y en a beaucoup de bons – certains ont même une fonction de tic-tac audible qui est idéale pour les Pomodoros.
Conseil de pro : testez et expérimentez différentes applications Pomodoro avant d’en choisir une. Il m’a fallu quelques mois avant de m’installer sur la simple application d’horloge à tic-tac que j’utilise maintenant au quotidien.
Étape 3 : Travaillez sur une tâche pendant des intervalles de 25 minutes
Comme nous l’avons mentionné précédemment, et c’est un point sur lequel nous ne saurions trop insister, la technique Pomodoro ne fonctionne que si vous évitez les distractions et l’attrait du multitâche . Cette méthode nécessite que vous vous concentriez à 100% sur un élément à la fois . Si vous vous écartez du cap, cela ne fonctionnera pas.
Maintenant que j’ai répété l’urgence de rester sur la tâche pour que la technique Pomodoro soit efficace, je vais sortir du scénario pendant un moment et aborder la tomate pourrie dans la pièce. Oui, j’y suis allé.
Francesco Cirillo est catégorique sur le fait que les Pomodoros à moitié terminés ne comptent pas .
Essentiellement, si vous êtes interrompu 10 minutes dans une tâche (et cela arrivera, telle est la vie)… cela signifie que vous n’obtenez «aucun crédit» pour la tâche et que vous devez recommencer.
Je ne suis absolument pas d’ accord avec cette affirmation !
À mon avis, 10 minutes de travail, c’est quand même du travail. Si vous êtes interrompu, tout ce que vous avez à faire est d’enregistrer votre temps, puis de l’ajouter au prochain Pomodoro. Une fois que vous avez terminé ce Pomodoro, vous obtiendrez un crédit pour avoir fait deux Pomodoros.
Voici comment cela fonctionne :
- Vous écrivez pendant 15 minutes et recevez un appel important.
- Vous écrivez rapidement « 15 min » sur votre liste de choses à faire et parlez à cette personne.
- Vous terminez la conversation et retournez au travail.
- Vous démarrez un nouveau Pomodoro, en ajoutant le temps de la tâche inachevée.
- Dans ce cas, ce serait 35 minutes [25 minutes (1 er Pomodoro) – 15 minutes + 25 minutes (2 ème Pomodoro) = 35 minutes].
J’admets que ce processus énerverait probablement de nombreux « fanatiques purs et durs de Pomodoro », mais je pense qu’il est important de développer l’état d’esprit selon lequel vous pouvez faire un travail de qualité en petits blocs de temps (comme 5 à 10 minutes).
Conseil de pro : lorsque vous vous accordez le « crédit » pour avoir fait un effort, même en un temps infime, vous serez plus susceptible de maximiser ces petits blocs de temps que vous obtenez tout au long de la journée.
Étape #4 : Prenez ces pauses de 5 minutes
Les pauses ne sont pas simplement des suggestions , ni facultatives , lorsque vous travaillez la technique Pomodoro. Au contraire, ils sont essentiels à son succès.
Les pauses vous aident à éviter la fatigue mentale et physique lorsque vous travaillez sur une tâche. Mentalement, s’éloigner de quelque chose pendant quelques minutes est l’occasion idéale de se concentrer sur autre chose… quelque chose d’amusant, même. Physiquement, les pauses permettent à vos yeux, votre cou et votre dos de se reposer de regarder quelque chose de trop long.
Le simple fait de sortir et de respirer de l’air frais pendant quelques minutes peut vous donner le regain d’énergie dont vous avez besoin pour continuer. Ou peut-être que travailler sur le Wordle d’aujourd’hui est exactement ce que le médecin a ordonné de changer de vitesse pour quelques-uns. Vous pouvez également utiliser ce temps pour :
- Exercices simples
- Prendre une collation ou une tasse de thé
- Utiliser les toilettes
- Élongation
Peu importe ce que vous faites, tant que vous faites une pause.
Alors, quand ce buzzer sonne, arrêtez de travailler immédiatement ou « posez vos crayons », comme nous le disaient les modérateurs du test à l’école. N’y pense pas, fais-le. Levez-vous et faites une pause … et n’oubliez pas de le répéter 4 fois !
Étape #5 : Faites une pause plus longue après 4 séances Pomodoro
Ils disent que nous aimons garder le meilleur pour la fin. Eh bien, c’est vrai. Après votre 4ème séance Pomodoro, vous pouvez vous offrir une pause prolongée d’au moins 15 minutes, jusqu’à 30 minutes.
Utilisez ce temps à bon escient, c’est plus que vous ne le pensez et cela vous aidera grandement à vous préparer pour la prochaine série de tâches. Voici quelques-unes de mes activités de pause prolongée préférées :
Par une belle journée :
- Yoga ou méditation dans le jardin
- Jardinage/Fleurs d’eau
- Faire le tour du pâté de maisons avec le chien
- Faire une petite balade à vélo
- Sirotez un thé glacé sur le porche en lisant un magazine
Activités d’intérieur:
- Soulever des poids légers
- Faites une vidéo d’entraînement rapide
- Dance avec la musique
- Esquisse ou couleur
- Préparez une collation saine pour augmenter l’énergie, comme des noix, des bananes, des légumes ou un smoothie
Gestion de fin de journée Pomodoro
Je m’en voudrais de ne pas parler de la quantité suggérée de Pomodoros que vous devriez viser à terminer en une seule journée. Vous voyez, cela différera légèrement pour tout le monde… car quelques facteurs entrent en jeu. Des choses telles que :
- Durée de votre journée de travail
- Votre horaire de travail
- Obligations personnelles
- Limitations physiques ou mentales
- Le nombre de tâches nécessitant de l’attention
De plus, si vous commencez tout juste à utiliser la technique, vous ne voudrez peut-être pas trop en faire jusqu’à ce que vous soyez plus à l’aise avec. Croyez-moi, cependant, cela ne devrait pas prendre longtemps si vous suivez les règles… travail, pause, travail, pause, travail, pause, travail, pause plus longue. Répéter.
Dans une journée de travail typique de 8 heures, la plupart des passionnés de technique et des experts diraient que 8 à 10 séances sont un bon point de départ. À l’inverse, d’autres pensent que vous pourriez affronter jusqu’à 16 pomodoros, mais devriez prévoir un tampon de 2 à 4 pomodoros pour les surprises inattendues.
Les deux arguments ont leur juste part de sens. Et si nous sommes honnêtes avec nous-mêmes, la plupart des gens ne travaillent pas une journée complète de 8 heures. Ils se dirigent vers la fontaine à eau, utilisent la salle de bain, s’enregistrent avec leurs partenaires, vérifient les scores de baseball, achètent Amazon, etc….
À la fin de la journée de travail, vous devriez vous sentir satisfait d’avoir accompli tout ce que vous aviez prévu de faire… en supposant que vous ayez suivi la technique. Prenez 30 minutes pour revoir ce que vous avez fait et sachez que demain est un autre jour.
Et maintenant, il est temps de mettre la journée derrière vous et de profiter de votre vie. Rentrez chez vous pour être avec votre partenaire, votre famille ou vos amis. Allez faire une randonnée ou à la salle de sport. Détendez-vous avec un verre et votre plat préféré. Voir un film. Prendre un bain.
Réflexions finales sur la technique Pomodoro
La technique Pomodoro est peut-être l’un des secrets les mieux gardés en matière de gestion efficace du temps . Il peut également vous aider à rester sur la bonne voie avec des objectifs SMART à court terme , en vous permettant de cocher les tâches réalisables dans un laps de temps fixe qui ne semble pas intimidant.
25 minutes ce n’est rien… mais une heure peut sembler longue pour s’en tenir à quelque chose sans pause, surtout si c’est une tâche plus compliquée ou fastidieuse